Mettre en place des mécanismes d’assistance et de renforcement des capacités

À ce stade de la planification de votre stratégie de mise en place de marchés publics durables, vous connaissez déjà les possibilités offertes par votre environnement habilitant, vous avez choisi les domaines d’action prioritaires et vous avez défini vos objectifs.

Toutefois, comme nous l’avons signalé dans l’introduction, la mise en place de marchés publics durables suppose une transformation fondamentale des pratiques d’achat. Étant donné que cette transformation peut générer des difficultés pour les fonctionnaires responsables de la passation de marchés, les pouvoirs publics doivent examiner ce qui est en leur pouvoir pour renforcer les capacités.

Dans cette section, nous présentons plusieurs mécanismes potentiellement utiles ainsi que des exemples d’application du monde entier.

Interagir avec les parties prenantes

L’une des principales façons pour les pouvoirs publics de renforcer leurs capacités en matière de marchés publics écologiques est de prendre contact et d’interagir avec les parties prenantes.

Comme souligné au début de ce guide, les gouvernements devront modifier fondamentalement leurs pratiques d’achat et explorer les nouvelles technologies et solutions pour répondre à l’urgence climatique. L’interaction avec les parties prenantes, la circulation de l’information et l’évaluation des solutions seront essentielles pour cette transition, étant donné que les gouvernements ne savent pas encore toujours ce qu’ils peuvent acheter et comment s’y prendre.

Le changement sera radical par rapport à l’approche traditionnelle faisant l’objet de moins de réflexions et axée sur la conformité, ce qui être source d’inconfort, mais pour conclure un marché, il faut être deux. L’ouverture de vos processus de la commande publique et la recherche d’un large éventail de parties prenantes pour guider vos stratégies de passation de marchés renforceront la compétitivité et augmenteront vos chances de créer des liens avec les fournisseurs offrant les solutions les plus adaptées à vos besoins. De la même manière, vous collecterez des renseignements sur le marché, les bonnes pratiques et celles à éviter.

L’interaction ne doit pas être un événement exceptionnel, vous devez planifier les moments adéquats et les plus propices au dialogue avec la société civile et le secteur privé durant tout le cycle de planification, de l’appel d’offres, de l’attribution et de l’exécution des marchés publics. La règle d’or : interagir tôt et souvent. Si vous ne concevez pas vos marchés pour l’inclusion et l’interaction dès le début du processus, vous ne pourrez plus y revenir.

Nous présentons ci-dessous certaines des meilleures façons d’y parvenir, la clé étant d’interagir de façon répétée et constante. Notre étude de cas sur le processus de renouvellement du système de vélos en libre-service de la ville de Mexico illustre bien cet aspect. En effet, en repensant son processus et en s’appuyant sur la participation constante des prestataires et des communautés, la ville a réussi à étendre son système de vélos en libre-service jusqu’à des quartiers plus pauvres et défavorisés, pour des résultats bien meilleurs que ceux des appels d’offres précédents.

En plus des appels d’offres particuliers, les marchés publics durables et ouverts nécessiteront des changements de politiques intelligents et fondés sur les données. Un leadership fort et l’approbation des acteurs du marché et des communautés seront nécessaires. Une fois de plus, l’interaction et les avis extérieurs seront déterminants pour favoriser le changement et l’obtention de résultats satisfaisants. Il existe de bons exemples illustrant la façon dont les organisations de la société civile effectuent un suivi des résultats des achats publics et des bénéfices pour la population en Ukraine, au Nigéria et en Inde.

‣

Ateliers de renforcement des capacités destinés aux services de passation de marchés

L’organisation d’ateliers avec des membres de services de passation de marchés pour guider, étoffer et diffuser le plan d’action définitif sera essentielle pour l’élaboration de ce dernier, la maximisation de ses bénéfices et sa reconnaissance.

De la même manière, vous avez tout intérêt à prévoir une interaction significative avec la communauté de fournisseurs afin de planifier et d’expliquer la façon dont les pratiques d’achat changeront dans les catégories de marchés prioritaires et afin de stimuler l’investissement au sein du marché. Il est essentiel de communiquer les avantages du plan et de renforcer la confiance vis-à-vis de sa mise en œuvre.

Des ateliers de formation sur les marchés publics durables peuvent être organisés durant l’année afin de renforcer les capacités des fournisseurs et de les rassurer en ce qui concerne la mise en place de ces marchés. Ces ateliers sont également une bonne occasion de diffuser les meilleures pratiques parmi les membres de la profession.

‣

Ateliers sur la durabilité avec les fournisseurs

Les pouvoirs publics doivent collaborer avec leurs fournisseurs et des organismes sectoriels afin de déterminer les normes de durabilité qui doivent être intégrées aux processus de passation de marchés . Des ateliers et événements peuvent être organisés afin d’évaluer les capacités du marché et de travailler avec les fournisseurs pour élaborer une feuille de route concernant l’amélioration continue des pratiques durables. Ces événements peuvent aider les pouvoirs publics à collaborer avec des entreprises locales, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME), et à s’assurer qu’elles ne sont pas exclues par l’intégration d’exigences de durabilité aux processus de passation de marchés.

‣

Communication constante avec la société civile, le milieu universitaire et des organisations de la société civile (OSC)

L’interaction avec des OSC tout au long de votre cycle de planification et de mise en œuvre peut être essentielle pour diffuser les bonnes pratiques, accompagner le changement et renforcer la volonté politique et le leadership. Cette interaction constante peut faciliter la mise en place de marchés publics durables de différentes façons.

En fonction de votre domaine d’action prioritaire, les OSC peuvent vous orienter concernant les cibles les plus pertinentes ou la meilleure façon de concevoir le processus de passation de marchés, par exemple concernant l’achat de produits écologiques, la promotion des PME ou le renforcement de l’égalité entre les genres. Ainsi, les OSC peuvent aider à concevoir les politiques relatives aux marchés publics durables et à préparer et organiser des ateliers de renforcement des capacités à l’intention des services de passation de marchés.
Ces organisations peuvent également apporter des connaissances et analyses supplémentaires et ainsi aider à relier des données provenant de plusieurs disciplines pour produire de nouvelles connaissances. En Inde, le laboratoire de recherche CivicDataLab a conçu un modèle de données combinant trois jeux de données volumineux afin de suivre les investissements réalisés en faveur de l’assistance, de l’intervention d’urgence et de la préparation concernant les inondations dans le but d’évaluer dans quelle mesure ces investissements contribuent à la résilience climatique ou répondent aux besoins humanitaires les plus urgents. Ce laboratoire a exploité des données satellitaires et météorologiques pour évaluer l’exposition aux inondations d’une zone spécifique, des données socio-économiques pour comprendre le degré de vulnérabilité de la population résidant dans les zones à risque d’inondation et des données budgétaires concernant par exemple des marchés antérieurs pour analyser l’action des gouvernements à la suite d’inondations par le passé et les régions où des interventions urgentes seront nécessaires à l’avenir.
De manière importante, comme pour la planification opérationnelle, les OSC participent aux activités de suivi des résultats des politiques ou de certaines activités des processus de passation de marchés. Ces organisations peuvent effectuer un suivi de la transparence et des effets de la mise en place des marchés publics durables.

D’autres exemples et ressources traitant de l’interaction avec les parties prenantes sont disponibles sur le site d’Open Contracting Partnership

Établir des critères de durabilité normalisés

Les gouvernements acquièrent une grande variété de produits et la plupart des membres des services de passation de marchés ne possèdent pas les connaissances ou les ressources pour connaître les normes de durabilité applicables à tous les secteurs et catégories de marchés. Ainsi, comme nous le mentionnons dans la section sur la définition des catégories de marchés prioritaires, pour mettre en place des marchés publics durables et ouverts, l’une de premières étapes consiste à repérer les normes de durabilité et éco-étiquettes existantes puis à fournir des orientations concernant les meilleures normes applicables aux différentes catégories de marchés et l’intégration de ces dernières au processus de passation de marchés.

L’outil « Green Procurement Compilation » de l’Administration des services généraux des États-Unis est un bon exemple parce qu’il fournit des orientations concernant la réglementation, les considérations environnementales et les programmes de certification existants concernant plus de 36 catégories de marchés.

Créer et diffuser des registres et catalogues axés sur la durabilité

Dans la section portant sur l’environnement habilitant, nous avons montré en quoi l’intégration de critères de durabilité à des accords-cadres peut favoriser les marchés publics durables. Une autre façon de créer une liste de présélection des fournisseurs les plus responsables consiste à créer des catalogues ou registres publics et faciles d’accès.

Les fournisseurs présents dans ces catalogues et registres peuvent être sélectionnés selon certaines normes de durabilité définies par des programmes de certification environnementale ou vos critères normalisés. Un catalogue ou un registre de fournisseurs responsables aiderait à répondre aux préoccupations d’ordre juridique des services de passation de marchés, car il serait induit que le gouvernement encourage à acheter les produits ou services des fournisseurs qui s’y trouvent, et ce malgré des prix plus élevés. Il est important de créer des procédures claires et équitables permettant d’intégrer ce registre, en particulier pour les plus petites entreprises, et de le mettre à jour régulièrement.

Pour en savoir plus sur la création de registres de fournisseurs responsables à partir des données relatives à la commande publique, consultez la possibilité 9 dans la troisième partie.

Le panier vert de la Thaïlande est un bon exemple de catalogue de fournisseurs responsables sur le plan environnemental. Il est par ailleurs recommandé dans le cadre juridique parmi les méthodes de renforcement de la durabilité des marchés publics. Au Paraguay, le registre national de l’agriculture familiale a contribué à faciliter et promouvoir l’acquisition de denrées alimentaires et de services de restauration auprès d’entreprises familiales. Nous pouvons également citer l’exemple de l’accord-cadre sur les biens et services nécessaires en situation de crise du Chili, pour lequel des fournisseurs ont été présélectionnés par ChileCompra, l’organisme central de passation des marchés publics, en vue de l’acquisition rapide et simplifiée de produits en cas de catastrophe naturelle.

Mettre en place un service d’assistance et un centre d’information

La transformation des processus de la commande publique afin de prendre en compte des considérations sur la durabilité peut être difficile pour les membres des services de passation de marchés. Au même titre que l’établissement de critères de durabilité normalisés ou la création de registres ou catalogues de fournisseurs, un service d’assistance doit être mis en place afin de fournir une aide pratique et concrète ou des conseils aux professionnels et professionnelles, ce dans l’objectif de faciliter le processus de passation de marchés. Par exemple, la fourniture d’un service de révision du dossier d’appels d’offres peut rassurer le personnel des services de passation de marchés sur le fait que les critères d’attribution sont formulés de façon adéquate.

Ce service d’assistance, comme les autres mécanismes d’assistance conçus en vue de la mise en place de marchés publics durables et ouverts, peut être rendu facilement accessible par la création d’un centre d’information regroupant toutes les ressources disponibles. À titre d’exemple, le Centre de compétences sur les marchés publics durables (KNB) met à disposition des informations concernant la législation, la réglementation, les orientations et des exemples provenant des administrations fédérale, étatique et locale. Le KNB possède également un service d’assistance depuis lequel il fournit une aide sur mesure par téléphone et par courriel.

Resources

Étude de cas

En 2005, le gouvernement des Pays-Bas a créé PIANOo, un réseau de connaissances destiné aux fonctionnaires des services de passation de marchés et aux entités adjudicatrices. PIANOo a été créé dans le but de professionnaliser la passation de marchés et de renforcer ainsi l’efficience et la conformité.

Cet outil contient désormais une section spécifiquement consacrée aux marchés publics durables proposant du matériel d’apprentissage, des orientations et un outil sur les critères

afin d’aider les pouvoirs publics à repérer les exigences environnementales qui pourraient être intégrées à leur processus d’appel d’offres. Le centre d’expertise fournit également des informations concernant les réunions de partage des meilleures pratiques entre les membres des services de passation de marchés.