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Choisir la bonne méthode de passation de marchés
La conception d’un processus de passation de marchés peut limiter ou faciliter l’adoption de pratiques relatives aux marchés publics durables et ouverts. Dans cette section, nous présentons différentes approches de la passation de marchés qui peuvent être utiles pour mettre en place ces pratiques. Pour chaque processus, les entités adjudicatrices doivent communiquer de façon ouverte la façon dont ces approches seront mises en œuvre et dont elles s’inscrivent dans l’environnement habilitant des marchés publics durables et ouverts.
Marchés axés sur les résultats
Les marchés axés sur les résultats peuvent constituer un bon point de départ en ce qui concerne les marchés publics durables. Cette approche consiste à définir les besoins en matière d’achat du point de vue des résultats souhaités plutôt que de définir une méthode pour obtenir ces résultats, ce qui permet aux acteurs du marché de proposer des solutions diversifiées.
Ce type d’approche peut vous procurer deux grands avantages :
- Concentrer l’attention sur les besoins réels. En présentant les besoins sous la forme de résultats (par exemple, le besoin d’un système de divertissement dans un centre de santé) au lieu de formuler des besoins plus spécifiques (par exemple des téléviseurs), les acheteurs publics donnent la possibilité de soumettre des propositions plus variées pour répondre aux besoins recensés. Certaines solutions proposées par les fournisseurs peuvent répondre plus efficacement aux besoins recensés que les solutions spécifiques définies par l’acheteur.
- Promouvoir l’innovation. Le fait de formuler les besoins sous la forme de résultats incite les acteurs du marché à concevoir et proposer des solutions novatrices.
Pour mettre en œuvre ce type d’approche, vous devrez :
- Formuler vos besoins sous la forme de résultats (consultez la pour en savoir plus) ;
- Étudier, après avoir exposé clairement les besoins des bénéficiaires, les possibilités pour lancer un appel d’offres. En ce qui concerne les marchés axés sur les résultats, il peut être utile de concevoir des procédures d’appel d’offres en deux temps (voir la section ci-dessous) ;
- Enfin, vous pouvez définir des résultats à atteindre en matière de durabilité au cours de l’exécution du marché (consultez cette section pour en savoir plus sur la définition de clauses d’amélioration continue).
Les marchés publics axés sur les résultats sont principalement utiles dans les situations suivantes :
- Vous connaissez mal les solutions durables présentes sur le marché ;
- Il existe plusieurs possibilités pour atteindre vos objectifs concernant ce marché ;
- Il existe peu de normes de durabilité bien établies à l’échelle du secteur concernant le produit, le service ou les travaux que vous prévoyez d’acquérir ;
- Les personnes ont peur de la nouveauté, mais sont ouvertes à l’idée de faire des essais avant d’entamer un changement total.
Processus d’appel d’offres en deux temps
Les processus de passation de marchés en deux temps permettent d’établir un dialogue constant entre les fournisseurs et les services de passation de marchés et de divulguer les informations pertinentes de façon ouverte.
Ce type de processus présente de multiples avantages en ce qui concerne la mise en place de marchés publics durables et ouverts :
- Il permet à l’entité adjudicatrice d’interagir avec les acteurs du marché avant d’élaborer les spécifications définitives d’un marché public. Cela permet d’assurer que les exigences en matière de durabilité correspondent davantage aux capacités du marché ;
- Il favorise la collaboration entre le fournisseur et l’entité adjudicatrice, mais facilite également l’intégration rapide de membres de la chaîne d’approvisionnement au processus ;
- Il favorise la proposition de solutions innovantes de la part des fournisseurs ;
- Il augmente les probabilités de trouver la meilleure solution pour répondre aux besoins recensés ;
- Il fournit aux petites et moyennes entreprises un point d’entrée pour collaborer avec le gouvernement.
- Étape 1 : publiez un avis de marché et établissez des critères d’évaluation pour la phase du questionnaire de présélection.
- Étape 2 : faites une première sélection des fournisseurs potentiels à partir des réponses au questionnaire.
- Étape 3 : ouvrez le dialogue avec les candidats et d’autres parties prenantes de la chaîne d’approvisionnement.
- Étape 4 : rédigez une version préliminaire des spécifications en vous appuyant sur les discussions avec les entreprises afin de pouvoir sélectionner les solutions définitives.
- Étape 5 : les candidats soumettent leurs offres définitives.
- Étape 6 : évaluez les offres et attribuez le marché au fournisseur retenu.
Les processus d’appel d’offres en deux temps sont particulièrement utiles dans les projets complexes, comme les achats relatifs aux projets de construction. Ils peuvent également servir lorsqu’il existe peu de normes de durabilité bien établies à l’échelle du secteur concernant le produit, le service ou les travaux que vous prévoyez d’acquérir.
Marché groupé
Afin de mettre en place des marchés publics durables, vous pouvez également opter pour des marchés groupés. Cette approche désigne la collaboration entre plusieurs organismes publics dans le cadre de certains marchés. Cette collaboration peut porter sur des essais conjoints ou certaines interactions avec les acteurs du marché au début du processus, ou encore le lancement d’un appel d’offres commun ou la signature conjointe d’un contrat avec un fournisseur dans le cadre d’un processus de passation de marchés.
Les marchés groupés offrent divers avantages en ce qui concerne la mise en place de marchés publics durables et ouverts, parmi lesquels :
- La mise en commun du pouvoir d’achat de plusieurs organismes pour obtenir des économies d’échelle ;
- La réduction des doublons en matière d’achat, permettant aux organismes publics d’éviter d’utiliser certaines ressources inutilement ;
- La normalisation et l’harmonisation des pratiques durables ;
- L’augmentation du nombre de soumissionnaires potentiels, car les marchés groupés permettent aux entreprises de conclure des marchés avec plusieurs organismes publics en répondant à un seul appel d’offres.
- Étape 1 : communiquez vos besoins ou programmes d’achat à d’autres acheteurs publics. Communiquez vos projets d’achat à venir et établissez un canal de communication clair entre les organismes publics.
- Étape 2 : définissez les règles de gouvernance et de direction du groupe. Déterminez si vous souhaitez créer un partenariat ou donner un pouvoir de direction à un organisme en particulier.
- Étape 3 : convenez de spécifications et d’approches similaires.
- Étape 4 : interagissez conjointement avec les acteurs du marché.
- Étape 5 : déterminez si vous aurez recours à des contrats individuels (en collaborant pour partager les meilleures pratiques concernant l’évaluation des fournisseurs) ou si vous établirez un contrat commun (processus d’appel d’offres conjoint, y compris concernant l’évaluation des fournisseurs).
- Les marchés groupés peuvent être particulièrement utiles lorsque vous mettez en place des marchés publics durables pour la première fois afin de tirer parti de l’expérience de plusieurs entités adjudicatrices et ainsi d’adopter des pratiques cohérentes et normalisées (même si vous décidez de publier des contrats individuels).
- Les marchés groupés peuvent également être utiles lorsque les besoins en matière d’achat sont identiques et ainsi aider à économiser des ressources. Cela peut être particulièrement utile pour les petites entités possédant peu de ressources ou les marchés de faible valeur.
En 2015, Wichita, la plus grande ville de l’État du Kansas, aux États-Unis, souhaitait améliorer la qualité de ses parcs tout en réduisant ses coûts. À l’époque, le montant des offres reçues pour l’entretien paysagiste avait augmenté de 30 % par rapport à l’année précédente, les entrepreneurs ne satisfaisaient à aucune norme de qualité et les fonctionnaires de la ville recevaient des plaintes concernant la hauteur des pelouses des aires de jeu et des terrains de sport.
Avec l’aide du Government Performance Lab de Harvard, la ville a conçu un outil de collecte de données que les services d’inspection ont utilisé sur le terrain pour évaluer les résultats des prestataires en suivant plusieurs indicateurs clés (notamment la hauteur des pelouses, la présence de mauvaise herbe et les dommages matériels). Par la suite, la ville a lancé un appel d’offres concurrentiel lors duquel, pour la première fois, elle a pris en compte des critères tels que les résultats lors des marchés antérieurs et la capacité à présenter des rapports concernant des indicateurs essentiels pour choisir son prestataire. Le département des achats a également divisé de grandes zones en parcelles plus petites et contacté des prestataires qui n’avaient encore jamais répondu aux appels d’offres de la ville. Les nouvelles conditions ont remplacé les dommages-intérêts punitifs pour mauvais résultats par une prime de rendement de 5 % afin de favoriser la bonne exécution du marché. Les prestataires joignent des photos de leur travail à leurs factures. Le personnel de la ville n’a ainsi plus besoin de réaliser d’inspections sur site.
Grâce à cette approche, la ville a renforcé la compétitivité globale (le nombre de soumissionnaires a augmenté de 38 %) sans augmenter ses coûts. Plus important encore, les plaintes auprès du service de gestion de la ville concernant l’entretien paysagiste ont diminué de façon substantielle.