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Interagir avec les acteurs du marché
Il est important d’interagir avec les acteurs du marché lors de chaque processus de passation de marchés. Toutefois, cela devient particulièrement pertinent lorsqu’il s’agit de marchés publics durables. Les pratiques d’interaction peuvent être élémentaires, comme la communication de l’intention de lancer un appel d’offres, ou plus complexes, comme l’organisation d’ateliers ou d’événements à l’intention des fournisseurs potentiels.
Pourquoi interagir avec les acteurs du marché ?
L’interaction avec les acteurs du marché lors de la mise en place de marchés publics durables et ouverts vise généralement à :
- Évaluer les capacités du marché Au moment de choisir les catégories de marchés prioritaires ou d’examiner les critères de durabilité qui doivent être intégrés aux marchés publics, il est essentiel d’évaluer les capacités du marché. Une bonne évaluation des capacités du marché permet d’assurer que les marchés publics durables et ouverts tirent parti du travail des entreprises locales en matière de durabilité tout en promouvant l’innovation et le renforcement progressif des capacités du marché.
- Maximiser le nombre de soumissionnaires dans le cadre des marchés publics L’interaction avec les acteurs du marché vise à promouvoir les appels d’offres, ce qui peut entraîner une hausse du nombre de soumissionnaires. La possibilité de choisir parmi différents fournisseurs potentiels, notamment ceux qui ne s’intéressaient pas aux marchés publics par le passé, augmente les probabilités de trouver la solution la plus adéquate pour répondre aux besoins recensés.
- Renforcer la confiance et la transparence Les interactions avec les acteurs du marché permettent aux pouvoirs publics de divulguer de façon transparente leurs plans de passation de marchés aux fournisseurs, leurs objectifs en matière de durabilité et les motivations qui sont à l’origine de ces objectifs, favorisant ainsi l’établissement d’un rapport de confiance avec les parties prenantes.
- Collecter des avis des acteurs du marché concernant votre approche Parfois, des décisions concernant la structure de certains processus de passation de marchés ou l’intégration de certains critères de durabilité peuvent entraver la participation de fournisseurs potentiels ou aller à l’encontre des pratiques du marché. Le fait de sonder l’opinion des fournisseurs peut aider à rectifier cela en assurant que des processus de passation de marchés sont planifiés de façon à maximiser les probabilités de choisir la meilleure solution possible.
Quelle est la meilleure façon d’interagir avec les acteurs du marché ?
Les méthodes d’interaction peuvent varier en fonction de l’état d’avancement du processus de passation des marchés publics durables et ouverts.
Il est possible d’interagir avec les acteurs du marché à chaque étape de la conception de votre premier plan d’action sur les marchés publics durables et ouverts. Par exemple, l’interaction est essentielle pour collecter les données nécessaires à la définition des catégories de marchés prioritaires ainsi que pour définir des critères de durabilité normalisés. Les méthodes d’interaction avec les acteurs du marché durant ce processus peuvent prendre plusieurs formes telles que :
- Des ateliers avec les fournisseurs pour présenter des objectifs de durabilité et collecter les données nécessaires à l’évaluation des capacités du marché ;
- Des consultations en ligne pour permettre aux fournisseurs de donner leur avis sur les décisions stratégiques relatives aux marchés publics durables et ouverts ou le choix des catégories de marchés prioritaires ;
- Des événements sectoriels pour obtenir une meilleure compréhension du niveau de durabilité des différents secteurs et collecter des informations concernant les différentes possibilités d’approvisionnement ;
- Des sondages et questionnaires en ligne ou distribués lors d’événement ou d’ateliers visant à évaluer les capacités du marché ou à collecter des avis concernant les approches des marchés publics durables ;
- Des interactions avec les groupes prioritaires des marchés publics durables et ouverts, comme les petites et moyennes entreprises (PME), les entreprises dirigées par des femmes ou des membres de minorités, visant à définir les obstacles qu’ils peuvent rencontrer pour accéder aux marchés publics. Pour définir ces obstacles, il peut aussi être utile d’interagir avec la société civile et des organisations à but non lucratif. Les connaissances ainsi collectées peuvent guider la conception d’approches des marchés publics durables plus accessibles ;
- Des communications de vos projets à venir qui permettront aux fournisseurs d’analyser vos besoins à long terme et les exigences éventuelles en matière de durabilité. Ils pourront ainsi mieux se préparer afin de répondre aux appels d’offres après leur publication. Cela peut être particulièrement utile pour renforcer la participation des PME, qui tendent à avoir moins de ressources pour accéder aux marchés publics.
Les interactions avec les acteurs du marché durant la phase de planification d’un processus de passation de marchés seront fondées sur les besoins recensés et guideront les décisions concernant la conception du marché et les critères intégrés au processus. Les interactions avec les acteurs du marché durant cette phase peuvent servir à :
- Réaliser des études de marché afin d’évaluer la disponibilité des solutions existantes pour répondre aux besoins recensés de la façon la plus durable possible ;
- Évaluer les possibilités pour répondre aux besoins ;
- Commencer à interagir concernant les critères de sélection et acquérir une bonne compréhension des critères pouvant être intégrés au processus de passation de marchés afin de choisir la meilleure solution. Pour cela, il est possible de publier une demande d’information afin de collecter des renseignements auprès des fournisseurs potentiels.
Notez que le travail du secteur privé en matière de durabilité est souvent divisé entre les trois domaines ESG au lieu de mettre l’accent sur les trois piliers du développement durable (économie, société et environnement).
Après le lancement de l’appel d’offres, différentes méthodes peuvent être employées pour interagir avec les acteurs du marché durant le processus d’appel d’offres, parmi lesquelles :
- Publier un avis de préinformation ou un avis d’engagement à l’intention du marché. L’avis de préinformation permet d’informer le marché de votre intention d’attribuer un marché et d’entamer des discussions avec les fournisseurs potentiels, ce qui vous permet d’évaluer la disponibilité de solutions durables et de collecter des informations pour l’élaboration des spécifications ;
- Trouver ou créer des canaux pour interagir avec les groupes de fournisseurs prioritaires. Beaucoup de fournisseurs peuvent ne pas être au courant qu’ils peuvent vendre leurs solutions au secteur public. Pour inciter tous les types de fournisseurs à postuler, il est important d’aller au-delà de la seule publication sur la plateforme habituelle. Cela peut se faire en diffusant les possibilités lors d’événements à l’échelle locale et en interagissant avec des groupes existants et des communautés ;
- Faciliter le regroupement des fournisseurs, en particulier des PME et des groupes prioritaires. Cela permet d’atténuer le problème du déficit de ressources, qui est souvent important pour les PME qui souhaitent participer aux marchés publics. Cet obstacle peut être surmonté par la présentation d’une offre conjointe de plusieurs fournisseurs. Les pouvoirs publics peuvent suggérer cette possibilité à certains fournisseurs, organiser des événements d’interaction et partager des informations concernant les participants ;
- Mettre à disposition des canaux clairs de collecte des avis. Il peut aussi être utile de demander l’avis des parties prenantes concernant la conception des appels d’offres, notamment les approches des marchés publics utilisées et les modalités de prise en compte des critères de durabilité, en plus de fournir des commentaires à tous les fournisseurs après l’attribution du marché.
Après dix ans d’exploitation, la ville de Mexico a décidé d’étendre son réseau écologique et abordable de vélos en libre-service à de nouveaux quartiers et d’améliorer la conception et la technologie utilisée moyennant un coût raisonnable. La ville avait besoin de promouvoir la compétitivité d’un marché concentré, de se renseigner sur les dernières technologies et innovations concernant les vélos en libre-service et de fournir un service de meilleure qualité sur une zone plus vaste pour un budget identique, voire inférieur.
La ville de Mexico a tiré parti des pratiques de la commande publique ouverte pour élaborer un processus transparent de passation de marchés afin d’acquérir un réseau de vélos en libre-service moderne, plus vaste et convivial. La ville a publié une demande d’information pour la première fois afin de recueillir les contributions de la population concernant la conception de ce service, organisé des discussions avec les fournisseurs et publié ses conclusions sur un site convivial. Cette approche a permis à l’équipe et à la communauté de fournisseurs de prendre des décisions fondées sur les données, de renforcer le rapport de confiance et d’atteindre leur objectif.
Le nouveau contrat conclu par la ville a permis d’étendre ce service, passant de 6 500 à 9 300 vélos et de 480 à 687 stations, et de moderniser la technologie et la conception du réseau pour un meilleur confort d’utilisation, le tout pour environ la moitié du coût d’exploitation de l’ancien réseau. D’autres départements ont commencé à reprendre les méthodes du réseau « Ecobici » dans le cadre de projets stratégiques importants du service public et la ville a amélioré son système électronique de passation de marchés afin d’aider d’autres organismes à appliquer l’approche « Ecobici » pour engager des discussions avec les fournisseurs, la population et les organisations de la société civile dès les premières phases des processus de passation des marchés publics de première importance. Pour en savoir plus, consultez cette étude de cas.