Exemple : calculer le coût du cycle de vie

Dans cette section, nous expliquons comment vous pouvez exploiter les données pour évaluer et suivre les progrès concernant la réalisation de l’objectif de promotion de la prise en compte du coût du cycle de vie dans les marchés publics.

De quoi s’agit-il ?

La prise en compte du coût du cycle de vie, ou du coût total de possession, désigne une pratique comptable consistant à déterminer le coût composé d’un actif. Dans le cadre des marchés publics, les acheteurs calculent le coût du cycle de vie pour évaluer le coût complet de possession d’un actif, typiquement d’une machine. Le coût du cycle de vie d’un équipement doit inclure le prix d’achat initial, le coût d’exploitation, tous les coûts liés à la mise en conformité, le coût d’entretien et le coût de mise hors service ou de sortie du capital. Il est également possible d’y intégrer le coût des défaillances et le coût de remplacement.

Il est possible de prendre en compte le coût du cycle de vie dans les projets de construction, lors desquels les acheteurs évaluent le coût de la construction et le coût de l’exploitation d’un bâtiment au cours d’une période donnée. Ce coût peut ensuite être compensé en fonction de son utilisation prévue. Par exemple, pour un projet d’école, le coût d’un cycle de vie de dix ans peut être calculé par rapport au nombre d’élèves qui en bénéficieront au cours de cette période.

Quel est l’objectif ?

Le calcul du coût du cycle de vie a un rôle important à jouer dans l’obtention d’avantages à long terme pour un acheteur et peut aider à réduire le gaspillage et mettre l’accent sur la valeur d’un actif tout au long de sa durée de vie. Sans ce calcul, les acheteurs risquent de focaliser leur attention sur un coût immédiat bas et d’ignorer des coûts d’exploitation ou d’entretien élevés concernant des équipements de qualité inférieure.Dans beaucoup de cas, les difficultés pour collecter et analyser les données de façon adéquate ont entravé le calcul du coût du cycle de vie des actifs. Toutefois, les progrès en ce qui concerne les capacités informatiques et analytiques ont facilité la collecte et l’analyse des dépenses relatives à un actif.

De nos jours, les gouvernements peuvent plus facilement analyser le coût complet des actifs dans le temps. Par conséquent, en plus des livrables, les acheteurs publics acquièrent un service qui contribue à l’exploitation de ces livrables. Par exemple, un projet de construction peut inclure les travaux et la gestion du bâtiment construit.

La combinaison de bonnes pratiques de passation de marchés et des données relatives aux dépenses publiques peut donner aux acheteurs davantage d’informations concernant le coût complet du cycle de vie de leurs actifs. Le Standard de données sur la commande publique ouverte peut aider à alimenter cette analyse en faisant le lien entre plusieurs phases du processus de passation de marchés.

Avantages

Le calcul du coût du cycle de vie a plusieurs effets positifs pour les entités qui souhaitent que leurs marchés publics produisent de meilleurs résultats en matière sociale et environnementale :

Vous pouvez exploiter les données pour montrer l’importance du rapport qualité-prix dans la commande publique, en adoptant une vision à long terme.

Il est possible de récompenser les fournisseurs et équipes qui s’engagent à fournir des produits de qualité élevée au lieu de rechercher une vente rapide.

Les informations de qualité concernant le coût du cycle de vie permettent d’utiliser moins de ressources sur une plus longue période et de limiter les déchets.

Pour commencer

Une fois que vous avez choisi l’actif que vous souhaitez évaluer, vous devez consolider les données qui constituent son coût en provenance de diverses sources en prenant soin d’exclure les données qui ne sont pas pertinentes. Par exemple, si vous souhaitez calculer le coût du cycle de vie d’un véhicule de ramassage des déchets, vous pourrez inclure le coût des nouveaux pneus, mais pas celui des pneus destinés aux véhicules de nettoyage.

Il existe une grande variété de possibilités d’analyse dans ce domaine. Les gouvernements ont des besoins très larges en matière d’achat – cela peut aller d’outils dentaires à des véhicules de défense – et il est possible de calculer le coût du cycle de vie des livrables de la plupart de ces catégories de marchés. Nous présentons ci-dessous plusieurs éléments constitutifs du coût que vous devrez prendre en compte pour calculer le coût du cycle de vie.

Investissement initial :

C’est le montant déboursé pour acquérir un produit.
Le coût initial peut être diminué grâce à des solutions de financement, mais il convient d’étudier les possibilités en tenant compte de la durée du contrat de financement et des pénalités éventuelles.

Entretien :

Le coût d’entretien d’un actif peut être intégré au marché ou évalué séparément.
Cherchez des éléments fiables concernant le coût d’entretien auprès d’autres utilisateurs du même actif ou d’actifs similaires.
Demandez-vous s’il existe des restrictions concernant l’entretien d’un produit, par exemple : est-ce que l’inspection d’un ordinateur portable par un ingénieur non qualifié entraîne une perte de garantie ?

Licences :

Certains actifs peuvent nécessiter une licence d’utilisation ou un logiciel d’exploitation peut nécessiter une licence. Prenez toujours en compte le coût d’utilisation et les restrictions concernant l’utilisation d’un logiciel ou des données que vous saisissez dans le système.

Personnel :

Évaluez le temps et les ressources nécessaires pour gérer un actif. Vous pouvez décider de conclure un contrat d’achat et de gérance. Dans ce cas, il est tentant de supposer que votre personnel ne passera aucune minute à la gestion de l’actif, mais vous devrez tout de même gérer le contrat et suivre et évaluer le travail du fournisseur. Chaque actif demande du temps à votre personnel, assurez-vous d’évaluer ce coût de façon prudente.

Cliquez sur les sous-sections suivantes pour en savoir plus concernant le processus et les données nécessaires pour calculer le coût du cycle de vie.

How to value a life cycle

Actuals and projections

How to gather the data you need?

Life cycle costing and SPP

Possibilités d’utilisation des données

Au début de cette partie, nous avons présenté dix possibilités pour exploiter les données afin de favoriser et d’évaluer la durabilité de vos marchés. De cette liste, nous avons sélectionné deux possibilités qui peuvent être particulièrement utiles pour les marchés publics prenant en compte le coût du cycle de vie :

Anticiper les effets des marchés (Possibilité 4)

Il est possible d’estimer le coût du cycle de vie d’un actif à partir de données historiques concernant des marchés associés à cet actif. Par exemple, le coût du cycle de vie d’un serveur informatique doit inclure l’électricité ainsi que le temps de travail nécessaire à son entretien. Les informations relatives aux marchés peuvent être suffisantes pour établir des données de référence en vue d’analyses ultérieures.

Suivre l’exécution des marchés (Possibilité 7)

Lorsque l’évaluation du coût du cycle de vie est établie comme la méthode de calcul de la valeur d’un marché public durable, le regroupement des données relatives aux comptes fournisseurs et à la commande publique est le moyen le plus précis de suivre l’évolution du coût durant l’exécution du marché. En rapprochant les paiements effectifs, ou une partie des paiements concernant un actif, il est possible de déterminer le coût détaillé d’un actif. Pour cela, il est possible d’étiqueter les données relatives aux sommes à verser en utilisant un code comptable spécifique qui rattache les dépenses à un actif ou un groupe d’actifs.

At the beginning of this section, we introduced ten different ways in which you can use data to drive and measure sustainability in your procurement. From these options, we have selected four which can be especially useful for life cycle costing approaches:

Exemples d’indicateurs

Des données de meilleure qualité concernant les modalités de gestion des marchés publics peuvent donner aux acheteurs des informations concrètes sur le coût de fourniture d’un service. Elles permettent aux gouvernements de prendre de bonnes décisions en matière d’investissement, mais également d’éviter les dépenses inutiles concernant des produits qui n’offrent pas un bon rapport qualité-prix aux contribuables.

Des données de qualité concernant le cycle de vie peuvent renforcer la confiance envers le gouvernement si les décisions sont justifiées de façon rigoureuse. Pour cela, il est possible de montrer publiquement que de bonnes décisions sont prises en ce qui concerne l’investissement ou de diffuser des données afin de promouvoir de meilleures pratiques de passation de marchés et il convient d’éviter de devoir faire état d’une mauvaise utilisation des fonds publics concernant l’acquisition de produits inadéquats.

En plus des déclarations publiques concernant la mise en œuvre des politiques, les données peuvent être utilisées pour créer une boucle de collaboration viable visant à générer des informations détaillées sur l’efficacité de la prise en compte du coût du cycle de vie. Cela suppose de diffuser des données sur les aspects les plus coûteux de l’exploitation des différents types d’actifs, de recenser les données qui doivent être collectées avant de prendre une décision d’achat et de collecter des données tout au long de l’exécution des marchés afin de suivre l’évolution des coûts pour savoir s’ils s’éloignent des prévisions.

Nous présentons plusieurs possibilités d’évaluation dans le tableau ci-dessous :

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GOALS	OUTCOMES	INDICATORS	INFORMATION NEEDS	CALCULATION METHOD	OPTIONS FOR RECORDING THE DATA YOU NEED
Promoting life cycle costing approaches	Introducing life cycle costing into the procurement process	Share of re-tenders where the value is based on life cycle costing calculations of previous contract	- Number of re-tenders where the value is based on life cycle costing calculations of previous contract - Total number of re-tenders	Re-tenders where the value is based on life cycle costing calculations of previous contract / Total number of re-tenders	Option 4: Forecast contract impact
Promoting life cycle costing approaches	Introducing life-cycle costing into the procurement process	Value share of re-tenders where the value is based on life cycle costing calculations of previous contract	- Value of re-tenders where the value is based on life cycle costing calculations - Total value of re-tenders	Value of re-tenders where the value is based on life cycle costing calculations / Total number of tenders	Option 4: Forecast contract impact
Promoting life cycle costing approaches	Introducing life cycle costing into the tendering process	Share of tenders which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations	- Number of tenders which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations - Total number of tenders	Number of tenders which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations / Total number of tenders	Option 4: Forecast contract impact
Promoting life cycle costing approaches	Introducing life cycle costing into the tendering process	Value share of tenders which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations	- Value of tenders which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations - Total value of tenders	Value of tenders which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations / Total number of tenders	Option 4: Forecast contract impact
Promoting life cycle costing approaches	Driving SPP through life cycle costing approaches	Share of tenders which include a carbon budget based on estimated life cycle carbon emissions	- Number of tenders which include a carbon budget based on estimated life cycle carbon emissions - Total number of tenders	Number of tenders which include a carbon budget based on estimated life cycle carbon emissions / Total number of tenders	Option 4: Forecast contract impact
Promoting Life-cycle costing approaches	Driving SPP through life cycle costing approaches	Value share of tenders which include a carbon budget based on estimated life cycle emissions	- Value of tenders which include a carbon budget based on estimated life cycle carbon emissions - Total value of tenders	Value of tenders which include a carbon budget based on estimated life cycle carbon emissions / Total number of tenders	Option 4: Forecast contract impact
Promoting Life-cycle costing approaches	Driving SPP through life cycle costing approaches	Number of contracts classified as SPP which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations	- Number of contracts classified as SPP which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations - Total number of contracts	Number of contracts classified as SPP which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations / Total number of contracts	Option 1: Assign tags to procurements Option 4: Forecast contract impact
Promoting Life-cycle costing approaches	Driving SPP through life cycle costing approaches	Value share of contracts classified as SPP which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations	- Value of contracts classified as SPP which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations - Total value of contracts	Value of contracts classified as SPP which base the cost score for each bid on life cycle costing calculations / Total value of contracts	Option 1: Assign tags to procurements Option 4: Forecast contract impact
Promoting Life-cycle costing approaches	Increasing cost savings through life cycle costing calculations	Value saved by using life cycle calculations to set contract value	- Cheapest bid for a particular tender (based on acquisition price) - Projected life cycle cost of cheapest bid - Projected life cycle cost of selected bid	Projected life cycle cost of cheapest bid - Projected life cycle cost of selected bid	Option 4: Forecast contract impact

Le coût du cycle de vie