Évaluer les besoins réels
Évaluer les besoins réels

Évaluer les besoins réels

Étudiez toutes les possibilités

Si vous souhaitez mettre en place des marchés publics durables, il ne suffit pas de trouver le moyen d’opter pour la solution la plus durable, vous devrez également vous assurer qu’un besoin réel existe concernant les biens, services ou travaux que vous prévoyez d’acquérir. Parfois, il se peut que l’option la plus durable soit de ne rien acheter. Afin d’éviter les achats superflus et d’assurer l’adéquation de l’objet du marché, il est essentiel d’évaluer les besoins avant de lancer un appel d’offres.

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Dans cette section, nous présentons les principales informations que vous devez réunir pour recenser fidèlement les besoins réels et garantir la mise en place de marchés plus ouverts et durables.

Recenser les besoins des bénéficiaires cibles

Afin d’évaluer efficacement les besoins, il est important d’acquérir une bonne compréhension du profil des bénéficiaires que vous ciblez et de collecter des informations qui permettront de recenser leurs besoins. Envisagez les différentes possibilités qui vous permettront de concevoir des marchés publics avec les bénéficiaires, et pas seulement pour les bénéficiaires.

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Étape 1 : définir le profil des bénéficiaires
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Étape 2 : faire des recherches sur les bénéficiaires
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Étape 3 : consolider les résultats des recherches
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Étape 4 : communiquer le processus et les résultats
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Étude de cas

L’organisme central de passation de marchés de l’Italie, CONSIP, a adopté cette approche axée sur les bénéficiaires dans le secteur de la santé en travaillant directement avec le personnel médical pour élaborer des dossiers d’appel d’offres aux quatre coins du pays.

Le CONSIP convient des spécifications de l’appel d’offres avec des groupes de médecins et de scientifiques, tandis que les appels d’offres sont fréquemment proposés par des membres du corps médical. Cela permet de mettre l’accent sur la qualité de produits, un critère vital dans le secteur médical. Les appareils qui satisfont aux exigences financières et aux spécifications sont testés par les médecins et le personnel infirmier dans leurs hôpitaux, qui attribuent enfin le marché définitif en fonction des résultats des produits.

Ce système a été plébiscité par la profession et les fournisseurs, ce qui a entraîné sa mise en place à l’échelle régionale et nationale.

Étudiez toutes les possibilités

Après avoir recensé les besoins des bénéficiaires, il est important d’évaluer les différentes possibilités d’achat afin de choisir celle qui répond aux besoins des bénéficiaires de la façon la plus responsable possible.

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Réutilisation, réparation et modernisation des ressources existantes
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Louer au lieu d’acheter
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Marché groupé
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Marchés axés sur les résultats

Dresser un exposé des besoins

Une fois que vous avez recensé les besoins des bénéficiaires, vous devez dresser un exposé des besoins. Cet exposé doit inclure des informations concernant les besoins recensés et les possibilités d’achat envisagées.

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À titre d’exemple d’exposé des besoins, la page 2 de la documentation accompagnant le module 4 de la Commission européenne fournit les informations suivantes : « Le Département a repéré un besoin de six écrans intelligents pour ses 12 salles de réunion. Les écrans faciliteront la tenue des conférences en ligne et réduiront les besoins en matière d’impression de documents. Basé sur une consultation des utilisateurs et utilisatrices, un maximum de six réunions nécessitant ces écrans ont lieu simultanément. Les projecteurs dont nous disposons consomment beaucoup d’énergie et tombent souvent en panne. Le Département étudiera les propositions concernant la location d’écrans dans le cadre d’un contrat de prestation de services. » [traduction]

L’exposé des besoins doit être diffusé de façon ouverte avec les parties prenantes concernées et guider les interactions avec les acteurs du marché. Il est important de déterminer si les besoins recensés relèvent de l’une des catégories de marchés prioritaires et s’il existe des objectifs et cibles pertinents que vous devez prendre en compte durant le processus de passation des marchés publics.

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Étude de cas Public Health Wales (PHW) est l’agence nationale de santé publique du Pays de Galles. En 2016, PHW a décidé de relocaliser neuf petits bureaux annexes dans un nouveau vaste bureau de planification ouverte de 4 700 m2 dans le centre de Cardiff. Pour cela, PHW a lancé un appel d’offres pour la conception de l’espace de travail et la fourniture de mobiliers.

PHW a décidé d’intégrer des exigences de durabilité à l’appel d’offres et un inventaire complet du mobilier de l’entité. L’offre sélectionnée est celle d’un consortium regroupant un service de conception durable de bureaux et une société d’intérêt communautaire.

Ainsi, parmi les 2 563 articles présents dans les nouveaux locaux, 45 % sont réutilisés, 49 % ont été refabriqués et seulement 6 % proviennent de nouveaux stocks.

Au total, on estime que la réutilisation des ressources disponibles a permis d’éviter 41 tonnes de déchets supplémentaires et que ce projet a évité l’émission d’environ 134 tonnes de CO2.