Ressources
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Étudiez toutes les possibilités
Si vous souhaitez mettre en place des marchés publics durables, il ne suffit pas de trouver le moyen d’opter pour la solution la plus durable, vous devrez également vous assurer qu’un besoin réel existe concernant les biens, services ou travaux que vous prévoyez d’acquérir. Parfois, il se peut que l’option la plus durable soit de ne rien acheter. Afin d’éviter les achats superflus et d’assurer l’adéquation de l’objet du marché, il est essentiel d’évaluer les besoins avant de lancer un appel d’offres.
Recenser les besoins des bénéficiaires cibles
Afin d’évaluer efficacement les besoins, il est important d’acquérir une bonne compréhension du profil des bénéficiaires que vous ciblez et de collecter des informations qui permettront de recenser leurs besoins. Envisagez les différentes possibilités qui vous permettront de concevoir des marchés publics avec les bénéficiaires, et pas seulement pour les bénéficiaires.
La première étape consiste à définir le profil des bénéficiaires, qui varie en fonction de l’objet du marché. Il peut s’agir de fonctionnaires ou d’usagers et usagères des services publics. Par exemple, lorsque vous prévoyez d’acheter des services de restauration pour un hôpital, le dialogue avec les patients, les patientes et le personnel de l’hôpital permettra d’obtenir une description plus précise des besoins.
Une fois que vous avez identifié les bénéficiaires, différentes méthodes peuvent être utilisées pour collecter les données nécessaires. Vous pouvez par exemple :
- Distribuer des questionnaires ;
- Créer des sondages en ligne ;
- Faire des observations et des analyses pour comprendre comment les services actuels sont utilisés ;
- Réaliser des entretiens ou créer des groupes de travail composés de différents types de bénéficiaires.
En fonction de la taille du marché envisagé, ces recherches peuvent aussi être commandées à un tiers.
Parmi les résultats des recherches sur les bénéficiaires, on trouvera :
- Les différents profils de bénéficiaires ;
- Des informations concernant les besoins des différents types de bénéficiaires ;
- Les expériences et problèmes rencontrés lors de l’utilisation des services actuellement proposés ;
- Une projection de l’accroissement ou de l’évolution des besoins.
Ces données fournissent des indications concernant :
- Le type de ressources nécessaire, ou les résultats que doivent produire ces ressources (c’est-à-dire « un radiateur de 300 W » ou « chauffer des bureaux à entre 20 et 22 degrés ») ;
- La quantité de ressources nécessaires ou la fréquence à laquelle certains services sont nécessaires ;
Toute exigence technique devant être intégrée aux conditions du marché concernant les besoins des bénéficiaires. Par exemple, si vous prévoyez d’acquérir du matériel informatique neuf, ce processus doit guider l’élaboration des exigences particulières en matière d’accessibilité pour les bénéficiaires.
Communiquer le processus d’évaluation des besoins est un aspect essentiel des marchés publics durables et ouverts. Les pouvoirs publics doivent divulguer de façon ouverte la façon dont les recherches sur les bénéficiaires ont guidé les décisions prises concernant les nouveaux marchés. La transparence de ce processus aidera à établir un rapport de confiance avec les parties prenantes et à réduire au maximum les risques de corruption.
L’organisme central de passation de marchés de l’Italie, CONSIP, a adopté cette approche axée sur les bénéficiaires dans le secteur de la santé en travaillant directement avec le personnel médical pour élaborer des dossiers d’appel d’offres aux quatre coins du pays.
Le CONSIP convient des spécifications de l’appel d’offres avec des groupes de médecins et de scientifiques, tandis que les appels d’offres sont fréquemment proposés par des membres du corps médical. Cela permet de mettre l’accent sur la qualité de produits, un critère vital dans le secteur médical. Les appareils qui satisfont aux exigences financières et aux spécifications sont testés par les médecins et le personnel infirmier dans leurs hôpitaux, qui attribuent enfin le marché définitif en fonction des résultats des produits.
Ce système a été plébiscité par la profession et les fournisseurs, ce qui a entraîné sa mise en place à l’échelle régionale et nationale.
Étudiez toutes les possibilités
Après avoir recensé les besoins des bénéficiaires, il est important d’évaluer les différentes possibilités d’achat afin de choisir celle qui répond aux besoins des bénéficiaires de la façon la plus responsable possible.
Avant d’acquérir de nouveaux produits, les acheteurs publics doivent se demander s’il n’est pas possible de réutiliser des ressources existantes pour répondre aux besoins recensés. Une autre possibilité consiste à lancer un appel d’offres pour la réparation ou la modernisation de ressources existantes, promouvant ainsi une utilisation circulaire des ressources et limitant les déchets. Afin de repérer les ressources pouvant être réutilisées, réparées ou modernisées, il peut être utile d’établir un système électronique d’échange de produits et de services entre les organismes publics.
Au lieu d’acheter des produits neufs, la location peut parfois être une bonne solution. La location de produits neufs peut entraîner la réutilisation de produits existants et limiter les déchets, ce qui promeut l’utilisation circulaire des ressources.
Les marchés groupés peuvent aider à gonfler la demande de produits et services écologiques, ce qui peut ensuite encourager les fournisseurs à investir dans des solutions durables. En regroupant leurs besoins dans le cadre de marchés groupés, les entités adjudicatrices donnent simplement aux acteurs du marché la possibilité de conclure plusieurs contrats à l’issue d’un seul processus d’appel d’offres. La réduction maximale des ressources nécessaires pour générer du chiffre d’affaires peut inciter davantage d’entreprises à investir dans des solutions durables. Consultez cette section pour en savoir plus sur les marchés groupés.
Le fait de formuler les besoins des bénéficiaires sous la forme de résultats peut inciter les fournisseurs à faire des propositions durables et innovantes (c’est-à-dire en demandant de chauffer des bureaux à entre 20 et 22 degrés plutôt que d’acheter un radiateur de 300 W). Pour en savoir plus sur les marchés axés sur les résultats, nous vous invitons à consulter les travaux du Government Performance Lab de la Harvard Kennedy School et cette section.
Dresser un exposé des besoins
Une fois que vous avez recensé les besoins des bénéficiaires, vous devez dresser un exposé des besoins. Cet exposé doit inclure des informations concernant les besoins recensés et les possibilités d’achat envisagées.
L’exposé des besoins doit être diffusé de façon ouverte avec les parties prenantes concernées et guider les interactions avec les acteurs du marché. Il est important de déterminer si les besoins recensés relèvent de l’une des catégories de marchés prioritaires et s’il existe des objectifs et cibles pertinents que vous devez prendre en compte durant le processus de passation des marchés publics.
PHW a décidé d’intégrer des exigences de durabilité à l’appel d’offres et un inventaire complet du mobilier de l’entité. L’offre sélectionnée est celle d’un consortium regroupant un service de conception durable de bureaux et une société d’intérêt communautaire.
Ainsi, parmi les 2 563 articles présents dans les nouveaux locaux, 45 % sont réutilisés, 49 % ont été refabriqués et seulement 6 % proviennent de nouveaux stocks.
Au total, on estime que la réutilisation des ressources disponibles a permis d’éviter 41 tonnes de déchets supplémentaires et que ce projet a évité l’émission d’environ 134 tonnes de CO2.